Pentingnya Suatu Arsip Dikelola Tenaga Arsiparis

Salah satu informasi terekam yang sudah tidak asing ditelinga kita adalah dalam bentuk atau istilah kata yang bernama "arsip". Arsip diartikan sebagai hasil kumpulan (akumulasi) secara alami akibat kegiatan administrasi lembaga dan sudah tidak mutakhir lagi, tetapi masih harus dipertahankan keberadaannya untuk keperluan bahan rujukan dimasa mendatang. Agar tercapai bahan rujukan tersebut, arsip dikelola dengan cara menyimpan dan melindunginya dengan baik.
Arsip merupakan catatan sebagai memori kolektif keberadaan suatu lembaga atau institusi. Melalui catatan itulah kini dapat tergambar perjalanan panjang sejarah keberadaan suatu lembaga dari waktu ke waktu. Kita tidak akan pernah tahu peristiwa apa yang pernah terjadi di masa depan, tanpa melihat warisan catatan sebagai memori kolektif yang merupakan identitas, harkat dan perwujudan aktivitas sebuah lembaga. Memori yang tertulis dalam arsip dan sebentuk fakta selalu dapat disimak masa kini dan diwariskan kepada generasi di masa yang akan datang.
Dalam kehidupan sehari-hari, arsip sangat erat kaitannya dengan lingkungan masyarakat, seperti surat menyurat di kantor kelurahan, absensi suatu institusi belajar, Sertifikat sebagai bukti suatu prestasi atau pencapaian, buku tabungan sebagai catatan keuangan dan masih banyak lagi arsip yang berada dalam keseharian kita.
Sayangnya, tidak semua orang mempunyai anggapan yang sama tentang sebuah arsip. Beberapa dari mereka menganggap bahwa arsip tidak terlalu penting. Hal ini bisa di amati disekitar kita, sering kali kita menemukan dokumen tertulis yang disimpan secara sembarangan. Kesadaran tentang betapa pentingnya suatu dokumen baru dirasa ketika suatu saat dibutuhkan. Kita sangat memerlukannya, namun kita lupa menaruhnya dimana.
Disisi lain, terdapat orang-orang yang telah terbuka wawasannya tentang betapa penting suatu nilai arsip. Berkat kesadaran tersebut, lahirlah inisiatif untuk menyimpan serta memelihara suatu arsip agar bila diperlukan suatu saat dapat dicari dan ditemukan dengan cepat.
Arsip memiliki beberapa peran dalam suatu institusi atau organisasi, diantaranya :
1. Penyedia memori institusi
2. Membuat kebijakan
3. Membuat keputusan yang sesuai
4. Membantu efisiensi, produktifitas dan konsistensi
5. Memenuhi kebutuhan peraturan dan hukum
6. Melindungi organsisasi dari hal yang tidak diinginkan
7. Mengurangi resiko yang berkaitan dengan bukti keputusan dan kegiatan yang hilang
8. Dokumen kegiatan dan pencapaian
Kemampuan menyimpan arsip dengan baik dan sistematis amat penting, karena dengan sistem temu kembali memudahkan kita untuk dapat segera menyimpan dan mudah menemukan dokumen kembali jika diperlukan.
Perlu diingat bahwa arsip perlu dikelola khusus bagi mereka yang bertanggungjawab atas kelangsungan operasional organisasi. Untuk itu diperlukan tenaga yang berkompeten dan ahli dibidangnya, yaitu arsiparis.
arsiparis yaitu orang yang memiliki ketrampilan, perilaku, sikap yang profesional serta memiliki latar belakang teori dan minat di bidang kearsipan. Bekal dan latar belakang teori sebagaimana tersebut dapat melengkapi keprofesionalan arsiparis. Suatu catatan penting adalah bahwa manajemen arsip tidak ditujukan bagi kepentingan kearsipan atau arsiparis sendiri tetapi juga bagi ketersediaan informasi untuk lembaga atau institusi yang ditempatinya.